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桌面(miàn)辦公文檔安全解決方案

日期:2016-02-16點擊率:3460

第一章:爲什麼(me)需要保護桌面(miàn)文檔

1.1文檔與行政辦公相輔相成(chéng)

對(duì)于每個行政單位的公務人員而言,每天至少50%的時間與各種(zhǒng)材料報告、規劃文檔打交道(dào)。這(zhè)些文檔資料是日常行政辦公至關重要的數據和信息之一容不得半點差錯。雖然上下級的行文都(dōu)通過(guò)OA等系統進(jìn)行了管理和保存,但是我們還(hái)有大量正在進(jìn)行的材料、素材、尚未正式成(chéng)文的報告,這(zhè)些文檔占比更高,甚至超過(guò)90%,已經(jīng)成(chéng)文流轉在OA的制度、報告相比,而這(zhè)90%與我們每個公務人員日常的工作息息相關

每個人其實都(dōu)會有自己的私人文檔資料庫:

ü 很多人都(dōu)會習慣收集一些與自己本職崗位相關的資料,本崗位相關的報告專業相關的資料;

ü 有一些個人寫的不成(chéng)文的資料,或者很多的曆史版本

ü 正在做的,還(hái)沒(méi)正式提交的報告資料方案;

這(zhè)些資料随時可能(néng)存在風險影響公務人員的工作:

ü 不小心誤删除了

ü OFFICE崩潰了,文檔損壞了;

ü 好(hǎo)不容易修改好(hǎo),領導說上個版本更好(hǎo)找不回來曆史版本;

ü 機器壞了,優盤感染病毒了;

很多人都(dōu)喜歡用優盤來給自己的重要文件做個備份,但是優盤感染病毒的故事(shì)經(jīng)常發(fā)生,而且優盤丢失的情況也是有發(fā)生更重要的是,IT管理員也不勝其煩,因爲病毒經(jīng)常騷擾整個辦公網絡所以很多單位都(dōu)考慮如何取消優盤的使用。

另外,在科室内部,大家也經(jīng)常需要共享,而通過(guò)郵件、QQ、内部IM等工具,文件修改一次傳輸一次,對(duì)方修改後(hòu)又傳輸回來繼續修改,文檔反複修改反複傳輸,造成(chéng)一份協作文檔多個版本,文檔協作非常不方便。

因此我們需要達成(chéng)以下目标

l 實現公務員的文檔安全保護,保護以文檔爲載體的信息化資産,避免誤删除、誤修改、感染病毒優盤丢失導緻耽誤工作,也需要考慮避免優盤當做共享介質,減少病毒隐患和風險

l 推進(jìn)科室内的辦公資料共享,同一科室,同一崗位的專業資料、參考資料可以共享提升共享協作效率

綜上行政機關有必要減少一個公務員的辦公文檔保護和共享平台,實現安全的公務員桌面(miàn)文檔保護和備份,并且能(néng)使得集中存儲的文檔得到高效流轉,能(néng)随時随地訪問簡易的操作和使用高效的科室文檔分享與協作

 

 

第二章:解決方案:安全雲盤爲文檔辦公保駕護航

享雲是愛數針對(duì)解決以上問題研發(fā)的産品,是專中小用戶打造安全雲盤它可以幫助用戶方便的搭建一個統一安全文檔備份和分享平台

2.1安全的文檔存儲和備份

l 2.1.1文檔數據自動同步實時保護

可以實現文件的實時備份保護,任何在同步目錄下的文件修改即可實時同步備份,可以随時查看曆史版本,不小心誤删除後(hòu),可以通過(guò)雲端回收站找回。

ü 曆史版本:PC客戶端操作的文件,系統全程記錄文件的修改曆史,用戶可通過(guò)曆史版本,找回所修改的文件内容。

ü 雲端回收站,支持誤删除文件的回收,避免本地誤操作,基于文檔庫的回收站分類,對(duì)于大規模企業文件而言,更加清晰。

2.2随時随地多終端訪問

享雲可以支持PC客戶端訪問、網頁訪問、手機訪問、Pad訪問并且文件的分類一緻無論科室、在家、在出差路上,都(dōu)能(néng)随時随地訪問,輕輕松松就能(néng)分享。

 多終端訪問

圖2.1多終端訪問

2.3簡易操作和使用

l 2.3.1獨一無二觸發(fā)下載Windows體驗

享雲采用觸發(fā)下載機制,看到了所有你有權限看的文件列表,但是文件是在雲端,隻有當點擊文檔打開(kāi)時才下載,這(zhè)個創新是獨一無二的,可以實現Windows資源管理器下面(miàn)的操作與自動同步備份雲看到全部,使用少數,實時同步上傳,按需觸發(fā)下載,常用工作資料,批量下載

圖2.2 

圖2.2 自動同步與Windows體驗

标  1代表文檔已經(jīng)同步至本地; 2代表正在同步,3 代表在雲端未同步至本地

l 2.3.2全文檢索,快速找到想要參考資料

面(miàn)對(duì)海量文檔中心,全文檢索是使用文檔的基礎,組織所有文檔集中存儲後(hòu),我們常常需要從海量數據中快速找到自己需要的文檔易享雲全文檢索是在服務器端搜索,能(néng)根據搜索詞,將(jiāng)标題或内容有搜索詞的基于自身權限範圍内的文檔全部可搜索到,搜索到即可打開(kāi)查看。

圖2.3 

圖2.3:全文檢索

l 2.3.3快速定位

有的時候,你知道(dào)有這(zhè)樣(yàng)的文件,但是你卻不記得的位置,記得模糊的文件名字。通過(guò)文件名關鍵詞就可以快速定位易享雲裡(lǐ)面(miàn)任何有訪問的文檔了。

圖2.4 

圖2.4:快速定位

 

 

第三章:方案設計

3.1方案架構設計

根據用戶的整體數據大小及用戶規模,推薦構建基于安全文檔共享協作解決方案,可以随時随地訪問,實現文檔的分享與協作。拓撲圖如下:

圖3.1

圖3.1拓撲圖

3.3方案設計說明

1.易享雲:負責實現智能(néng)存儲中心的安全存儲、文檔共享與協作、數據保護。

2.訪問方式享雲支持PC客戶端訪問、網頁訪問、移動客戶端多種(zhǒng)訪問方式靈活訪問,隻需PC手機、Pad下載易享雲客戶端,即可訪問,并且支持網頁訪問形式,無需下載客戶端即可快速訪問。

3.系統規劃:根據企業組織架構梳理用戶體系及文檔組織分類,可靈活配置權限體系以及存儲空間,優化文檔共享協作效率。